Externe IT-Abteilung oder eigener IT-Mitarbeiter?
Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist eine externe IT-Abteilung wirtschaftlicher als ein eigener IT-Mitarbeiter. Ein angestellter IT-Profi kostet inklusive Lohnnebenkosten schnell 50.000–70.000 € im Jahr – kann aber krank werden, in Urlaub gehen und nicht jedes Fachgebiet abdecken. Eine externe IT-Abteilung gibt Ihnen ein ganzes Team zu planbaren monatlichen Kosten, ohne Personalverantwortung. Ein eigener Mitarbeiter lohnt sich meist erst ab einer gewissen Unternehmensgröße.
Wenn die IT im Unternehmen wächst, stellt sich irgendwann die Frage: Stellen wir jemanden ein, der sich kümmert? Oder geben wir die IT an einen externen Partner? Beide Wege haben ihre Berechtigung – es kommt auf Ihre Größe, Ihren Bedarf und Ihre Prioritäten an. Hier der ehrliche Vergleich.
Der direkte Vergleich
| Eigener IT-Mitarbeiter | Externe IT-Abteilung | |
|---|---|---|
| Kosten pro Jahr | ca. 50.000–70.000 € (Gehalt + Lohnnebenkosten) | planbare monatliche Pauschale |
| Verfügbarkeit | fällt bei Urlaub & Krankheit aus | Team – kein Single Point of Failure |
| Fachwissen | begrenzt auf eine Person | mehrere Spezialgebiete abgedeckt |
| Personalverantwortung | Recruiting, Führung, Weiterbildung | entfällt komplett |
| Werkzeuge & Lizenzen | müssen separat angeschafft werden | im Service enthalten |
| Skalierbarkeit | eine Person hat eine Kapazitätsgrenze | wächst mit Ihrem Bedarf mit |
| Kennt Ihr Unternehmen | sehr gut – täglich vor Ort | fester Ansprechpartner, der Ihr System kennt |
Was kostet es wirklich?
Der Gehaltsvergleich allein greift zu kurz. Ein eigener Mitarbeiter verursacht mehr als nur sein Gehalt – und eine externe Abteilung deckt mehr ab als nur Arbeitszeit.
- Bruttogehalt eines IT-Fachmanns
- + Lohnnebenkosten (ca. 20–22 %)
- + Arbeitsplatz, Hardware, Weiterbildung
- + Software-Lizenzen & Tools
- – fällt bei Urlaub/Krankheit aus
- – deckt nicht alle Fachgebiete ab
- Ganzes Team statt einer Person
- Monitoring, Updates, Support inklusive
- Werkzeuge & Lizenzen enthalten
- Keine Personalverantwortung
- Keine Ausfälle durch Urlaub/Krankheit
- Skaliert mit Ihrem Bedarf
Wann sich ein eigener Mitarbeiter lohnt
Ehrlich gesagt: Es gibt einen Punkt, ab dem ein eigener IT-Mitarbeiter sinnvoll wird. Wenn Ihr Unternehmen so groß ist, dass IT-Aufgaben eine Vollzeitstelle dauerhaft auslasten – typischerweise ab etwa 50–80 Mitarbeitern oder bei sehr spezieller IT –, kann eine interne Kraft sinnvoll sein. Oft ist dann sogar eine Kombination ideal: ein interner IT-Verantwortlicher für den Alltag, plus eine externe Abteilung für Spezialthemen und Vertretung.
Für die meisten kleinen und mittleren Betriebe gilt aber: Eine Vollzeitstelle ist nicht ausgelastet, aber die anfallenden Aufgaben sind zu wichtig, um sie nebenbei zu erledigen. Genau diese Lücke füllt eine externe IT-Abteilung.
Was eine externe IT-Abteilung nicht ersetzt
Damit es fair bleibt: Eine externe Abteilung ist nicht jeden Tag physisch bei Ihnen. Wenn Sie jemanden brauchen, der ständig vor Ort durch die Büros geht und auch mal eben den Beamer im Meetingraum anschließt, kann ein interner Mitarbeiter im Vorteil sein. Für die eigentliche IT-Betreuung – Server, Sicherheit, Support, Wartung – ist das aber selten der entscheidende Faktor.
Was passt zu Ihrem Betrieb?
In einem kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten) schauen wir uns Ihre Situation an und sagen Ihnen ehrlich, ob eine externe IT-Abteilung für Sie sinnvoll ist – oder ob etwas anderes besser passt.
Häufige Fragen zum Vergleich
Für kleine und mittlere Unternehmen in der Regel ja. Ein Angestellter kostet inklusive aller Nebenkosten 50.000–70.000 € im Jahr und ist trotzdem nur eine Person, die nicht alles kann und ausfallen kann. Eine externe Abteilung gibt Ihnen ein ganzes Team zu planbaren Kosten. Erst ab einer gewissen Unternehmensgröße kippt die Rechnung zugunsten eigener Mitarbeiter.
Das ist der Vorteil eines Teams gegenüber einer einzelnen Person: Bei einer externen IT-Abteilung gibt es keinen einzelnen Punkt, an dem alles hängt. Fällt eine Person aus, übernimmt eine andere – Ihr System ist dokumentiert, sodass jeder im Team weiß, wie es aufgebaut ist. Bei einem einzelnen Angestellten im Urlaub steht dagegen oft alles still.
Ja, und für größere Betriebe ist das oft ideal. Ein interner IT-Verantwortlicher kümmert sich um den Alltag und ist ständig vor Ort, während eine externe Abteilung Spezialthemen, Monitoring, Sicherheit und die Vertretung bei Ausfällen übernimmt. So haben Sie das Beste aus beiden Welten.
Faustregel: Wenn IT-Aufgaben eine Vollzeitstelle dauerhaft auslasten – typischerweise ab etwa 50–80 Mitarbeitern oder bei sehr spezieller, intensiver IT-Nutzung. Darunter ist eine Vollzeitstelle meist nicht ausgelastet, die Aufgaben aber zu wichtig für nebenbei. Genau hier ist die externe Abteilung der wirtschaftlichste Weg.
Im Gegenteil – wenn es richtig gemacht wird, gewinnen Sie Kontrolle. Bei HAYTRON gehören alle Zugänge, Passwörter und die vollständige Dokumentation Ihnen und sind jederzeit einsehbar. Sie sind nie von uns abhängig. Das ist oft mehr Transparenz, als bei einem einzelnen Angestellten existiert, der sein Wissen "im Kopf" hat.
Über 8 Jahre als IT-Architekt bei einem multinationalen Unternehmen, seit 2020 Gründer von HAYTRON. Betreut mit seinem Team kleine und mittlere Unternehmen in Mainz und Rheinhessen als externe IT-Abteilung – mit dem Anspruch, IT so zu erklären, dass jeder versteht, was er bekommt.