Vom Zettelchaos
zur digitalen Zentrale.
Word-Rechnungen. T-Online-E-Mails. Excel-Stundenzettel per Hand ausgefüllt. Ein Unternehmen das funktioniert hat – aber täglich Zeit verloren hat. Was wir daraus gemacht haben.
Ein Unternehmen das läuft –
aber täglich Zeit verliert.
Der Kunde kam zu uns nicht weil etwas kaputt war. Er kam weil er gemerkt hat: die Art wie wir arbeiten kostet uns jeden Tag Zeit die wir nicht haben.
- ✗Rechnungen wurden mit Word erstellt – alte Datei kopieren, Werte manuell anpassen, Summen händisch ausrechnen
- ✗Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen – alles separater Aufwand, jedes Mal von vorne
- ✗E-Mails liefen über private T-Online-Adressen – jeder Mitarbeiter sein eigenes System, keine zentrale Ablage
- ✗Schichtplanung über Google Kalender – kein Zusammenhang mit Aufträgen oder Dokumenten
- ✗Zu jedem Auftrag musste ein Excel-Stundenzettel erstellt werden – Auftragsnummer manuell eintragen, ausdrucken, unterschreiben
- ✗Stundenauswertung am Monatsende: mühsames Zusammensuchen aller Zettel
Das alles hat funktioniert. Aber es hat jeden Tag unnötig Zeit gekostet – Zeit die besser ins eigentliche Geschäft geflossen wäre.
Was wir gemacht habenSchritt für Schritt –
nicht alles auf einmal.
Digitalisierung bedeutet nicht: alles wegwerfen und neu anfangen. Es bedeutet: an den richtigen Stellen ansetzen, in der richtigen Reihenfolge. Bevor wir auch nur ein Tool angefasst haben, haben wir uns mit dem Kunden zusammengesetzt und die bestehenden Abläufe aufgezeichnet – mit einem einfachen Diagramm-Werkzeug (DrawIO), das wir dem Betrieb auch selbst in die Hand gegeben haben. Erst als klar war, wie die Prozesse wirklich laufen, haben wir mit der Umsetzung begonnen.
E-Mail-Chaos beenden – zentrale Unternehmensadressen
Alle T-Online-Adressen wurden auf professionelle Unternehmens-E-Mail-Adressen umgezogen. Einheitliche Struktur, zentrale Ablage, gemeinsamer Kalender. Und für die Übergangszeit: automatische Weiterleitung mit Hinweis an Absender wenn die alte Adresse angeschrieben wird – kein Kunde wird vergessen.
E-Mail-Migration · Microsoft 365Rechnungserstellung von 10 Minuten auf 2 Minuten
Vorher wurde jede Rechnung klassisch in Word und Excel gebaut: Vorlage kopieren, Werte abtippen, Titel anpassen. Wir haben den Betrieb auf Lexware Online (LexOffice) umgestellt – ein Rechnungsprogramm mit festen Vorlagen und vordefinierten Feldern. Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung liegen jetzt in einem System, gesetzeskonform als E-Rechnung.
Damit das im Alltag wirklich schnell geht, haben wir den Kunden in Lexware Online geschult und gemeinsam die immer wiederkehrenden Stammdaten eingepflegt: Kunden, Artikel und Leistungen. So lässt sich eine Rechnung heute aus fertigen Bausteinen zusammenklicken – einmal anlegen statt dreimal abtippen.
Lexware Online · Schulung · E-RechnungLeistungsnachweis & Stundenzettel – vollautomatisch
Das war die größte Zeitersparnis. Vorher musste der Betrieb zu jeder Rechnung zusätzlich von Hand einen Leistungsnachweis (Word) und einen Arbeitsstundenzettel (Excel) mit demselben Inhalt erstellen. Wir haben über die LexOffice-Schnittstelle (API) und Microsoft Power Automate eine Brücke gebaut: Sobald ein Angebot in LexOffice angelegt wird, löst das automatisch einen Ablauf aus. Beide Dokumente werden mit den hinterlegten Daten erzeugt und in einem Teams-Ordner mit der Angebotsnummer abgelegt. Niemand muss mehr Hand anlegen.
LexOffice API · Power Automate · TeamsStundenzettel digital – auf iPad und iPhone
Stundenzettel werden nicht mehr ausgedruckt. Mitarbeiter füllen sie direkt auf dem iPad oder iPhone aus. Die nächste Ausbaustufe ist bereits geplant: Dann fließen die Daten von jedem Gerät zentral zusammen, sodass Monatsauswertungen je Mitarbeiter, je Stundenzettel und je Projekt möglich werden – ohne Nachtippen, auf Knopfdruck.
iPad · iPhone · ProjektauswertungMicrosoft Teams als digitale Schaltzentrale
Teams wurde zur zentralen Plattform ausgebaut: eigene Kanäle für Sicherheitshinweise, Unterweisungen, allgemeine Infos und Mitarbeiterdokumente. Bestellungen – Kleidung, Werkzeug, Schuhe – werden über ein einfaches Formular ausgelöst und landen automatisch beim richtigen Ansprechpartner.
Teams · Kanäle · Microsoft FormsAufträge sichtbar steuern – mit Teams Planner
Jedes Mal, wenn ein Angebot angelegt wird, entsteht automatisch ein Ordner mit der Angebotsnummer. Leistungsnachweis und Arbeitsstundenzettel werden darin als Teams-Aufgabe gebündelt und landen in Microsoft Planner – in Spalten wie „offen“, „in Bearbeitung“ und „abgeschlossen“. So sieht das ganze Team auf einen Blick, welcher Auftrag in welchem Stadium ist. Nichts geht mehr unter.
Teams Planner · Aufgaben · ÜbersichtWas das konkret bedeutet.
Das klingt nach wenig. Aber bei 5 Rechnungen pro Tag sind das 40 Minuten täglich – über 150 Stunden im Jahr – die jetzt ins Geschäft fließen statt ins Tippen.
Was sich verändert hat –
im Alltag, nicht nur auf dem Papier.
- Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen in einem System – kein Kopieren mehr
- Stundenzettel werden automatisch generiert sobald ein Auftrag angelegt wird
- Mitarbeiter füllen Stundenzettel auf iPad oder iPhone aus – papierlos, digital signiert
- Stunden sind durchsuchbar, auswertbar, für die Lohnabrechnung direkt verwendbar
- Alle Mitarbeiter über dieselbe professionelle E-Mail-Adresse erreichbar
- Bestellungen laufen über ein Formular – kein Anruf, kein Zettel, kein Vergessen
- Dokumente zentral in Teams – immer aktuell, immer auffindbar
- Alle Mitarbeiter durch Schulungen und Workshops sicher abgeholt
„Wir haben nicht die Arbeitsweise geändert – wir haben die Werkzeuge verbessert."
HAYTRON IT-Solutions · ProjektbeschreibungNatürlich gab es eine Umgewöhnungsphase. Neue Tools bedeuten neue Abläufe – und das braucht Zeit. Deshalb haben wir den Kunden nicht allein gelassen. Mit gezielten Schulungen, Handouts und Infotexten haben wir jeden Mitarbeiter abgeholt. Workshops vor Ort, konkrete Erklärungen, Fragen beantworten bis wirklich alle mit an Bord waren.
Das ist für uns kein Extra – das gehört zur Umsetzung. Eine neue Software die niemand nutzt ist keine Lösung.
- Weitere Automatisierungen im Rechnungs- und Auftragsprozess
- Erweiterung der Teams-Struktur für zusätzliche Abteilungen
- Digitale Personalakte und Unterweisungsnachweise
Das ist kein Einzelfall.
Viele Unternehmen in Rheinhessen und Mainz arbeiten noch so. Word-Rechnungen, T-Online-Adressen, Excel-Listen die niemand mehr durchblickt. Nicht weil die Mitarbeiter es so wollen – sondern weil niemand gezeigt hat wie es anders geht.
Die Lösung muss nicht groß sein. Manchmal reicht ein einziger Automatismus der täglich 40 Minuten spart.
Wenn Sie sich fragen ob das auch für Ihr Unternehmen funktioniert – die Antwort ist meistens ja. Ein erstes Gespräch kostet nichts und zeigt schnell was möglich ist.
Wie viel Zeit verliert
Ihr Unternehmen täglich?
Erzählen Sie uns von Ihren Abläufen – wir zeigen Ihnen was sich automatisieren lässt. Kostenlos, unverbindlich, konkret.
Erstgespräch vereinbaren →